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Théories archivistiques du monde des bisounours


Comme dans la majorité des corps de métier je suppose, la théorie, c'est-à-dire, ce qu'on nous enseigne à l'école/université est un peu éloigné de la pratique. Mais pour les archivistes, j'ai trouvé que le gouffre était vraiment, mais alors VRAIMENT, très grand. 

C'est assez simple : j'ai été obligé de mettre à la trappe 75% de mon apprentissage universitaire afin de pouvoir survivre dans l'univers hostile des archives.

Voici quelques exemples qui vous aideront à comprendre et à vous adapter pour les novices (vous pourrez pas dire que j'avais pas prévenu ! ). 

Disclaimer: cette article n'est QUE mon avis et mon expérience personnelle ! 

Votre parole vaut de l'or

Eh bien, non. Désolée de vous l'apprendre mais plus de la moitié du personnel en aura rien à faire de vous, de votre expérience, et de vos qualités d'archiviste. En fait dans la plupart des institutions, le seul fait d'être l'archiviste fera descendre l'estime de vos collègues au niveau inférieur. Premièrement parce qu'ils pensent que vous passez votre journée à glander, et que trier du papier ça doit pas être si compliqué. Deuxièmement parce que vous vous introduisez sournoisement dans leurs bureaux (oui, on me l'a déjà sortie celle-là), et que votre but est de détruire tout ce qu'ils ont fait jusqu'à présent, Na !

Donc, au début personne ne vous prendra au sérieux, et votre parole, vos initiatives et vos directives ne serviront à rien. A ceux qui me disent " mais non, faut pas généraliser...", oui ben venez avec moi quand j'arrive dans une nouvelle collectivité et on en reparlera. 

Mes conseils sont les suivants: intéressez vous aux autres, n'hésitez pas à vous "incruster" dans les pauses café/repas, et allez-y en douceur. Démontrez que votre travail va leur servir à eux. Pédagogie, psychologie et surtout, SURTOUT, vulgarisation, parce que les mots "cotes", "archivistique", "record management" ou "fantôme" ils connaissent pas. Une fois que la confiance est gagné, tout roule comme sur des roulettes et le vrai travail commence ! 

 


Suivre les circulaires, toujours suivre les circulaires

Qu'il est bon d'être étudiant heureux et naïf. La plus grande désillusion de toute ma vie. Lors de mon premier contrat je tenais vraiment à respecter à la lettre les instructions (pour ma part 2009 et 2014 concernant les archives communales). Vraiment, je voulais bien faire. Ah. Ah. Ah. 

Les circulaires soyons clair: elles sont longues, chiantes, imbuvables et incompréhensibles, surtout pour les services externes à ceux des archives ou des bibliothèques. Je passe généralement au moins 30 minutes à expliquer leurs fonctionnements à mes collègues de travail, ce qui ne les empêche pas de ne jamais y jeter un coup d’œil car le plus simple reste de me demander. En plus il suffit qu'il y ai marqué "tri" dans la colonne de sort final pour ne plus savoir quoi faire. Et puis chaque département le fait à sa sauce, du genre "ça y a marqué qu'on garde pas, mais en fait on garde" et vice-versa. 

Un des exemples les plus frappants : la circulaire indique que l'on peut éliminer les bulletins de salaire à fin de DUA. Déjà, se serait pas mal d'indiquer "lorsque le livre de paie général est présent et bien conservé", parce que ça, personne n'y pense jamais. Et au final, même si c'est indiqué je n'ai jamais éliminé aucun bulletin de salaire. Les services de ressources humaines en ont toujours besoin, et il a été décidé partout ou je passais de les conserver et de les intégrer dans les archives définitives. 

Mon conseil: si vous avez le moindre doute référez vous aux archives départemental, par mail de préférence (pour garder une trace écrite, histoire que ça vous retombe pas dessus dans 5 ans). 

Les archivistes ne s'occupent que du tri et des inventaires

Alors là, avis quelque peu mitigé, je l'avoue. Dans les grands services d'archives je suppose que c'est le cas, un peu comme un méga-service comptable ou chacun aurait sa partie de traitement et c'est tout. Me concernant c'est totalement faux. Le tri et les inventaires/répertoires (commencez pas hein), prennent une bonne partie de mon temps, mais je passe une partie de ma journée sur d'autres activités que je ne peux évitez si je veux effectuer mon travail correctement: 

  • la recherche: il peut s'agir de recherches afin d'approfondir la connaissance de votre organisme et de mieux vous y retrouver dans les séances de tri, il peut s'agir de recherches pour votre patron sur un sujet définie... Longue, courte, facile, compliqué, intéressantes, chiantes, bref. Tout peut arriver. 
  • la collecte: cette étape ne prends pas de temps que ça, tout dépend de la logistique mise en oeuvre, et de plein d'autre détails du genre être seul pour la manutention, changer de bâtiment, collecte en étage, collecte en urgence. Encore une fois, avec une bonne organisation au-préalable ça se passe généralement bien, pour peu que les services techniques soient cool, ça peut être une activité plutôt amusante. Mais c'est une étape obligatoire à laquelle on échappe pas !
  • la veille: par veille je précise la surveillance de vos réseaux professionnels. Je prends 20 minutes tous les matins pour vérifier les nouveautés, les nouvelles instructions, ou quoi que ce soit qui peut paraître intéressant au paradis de la gestion de l'information. Et si je peux aider des collègues au passage, ou partager la nouvelle sur Twitter, c'est un bonus.
  • la formation: je ne parle pas de ma formation d'archiviste, mais de la formation des autres services avec lesquels je dois collaborer pour avoir un rendu de travail constant et de qualité (bordereaux d'élimination et de versement). S'ils ne sont pas un minimum formés, d'abord ils comprendront rien à ce que je leur raconte et ça me fera passer pour une chieuse, et en plus ils auront pas envie de se donner la peine de faire quelque chose de convenable parce qu'ils y pigent rien et qu'ils n'ont pas le temps. 

Ils y a pas mal d'autres petites choses qui viennent s'ajouter à mes taches quotidiennes, mais j'ai préféré lister les plus importante pour pouvoir s'y retrouver. Et surtout parce que le travail change en fonction des services d'archives et du poste que vous occupez. 


L'archivage électronique c'est facile

Premier point à préciser: je suis archiviste communale (itinérante) et je gère essentiellement le papier. Donc mon avis ne sera certainement pas le même qu'un archiviste spécialisé dans les archives électroniques ou record management. L'installation de logiciels de GED/GEA, ou la mise en place de politique d'archivage électronique c'est un peu la nouvelle tendance, la nouvelle mode qui va faire un temps, tout comme la disquette ou le CD-rom. Effectivement ça a des avantages et c'est devenu quelque chose d'indispensable pour les grosse structures comme pour les petites. Mais c'est tout sauf facile à mettre en place: ça prends du temps, ça prends de l'argent, ça mobilise des agents et surtout c'est un univers qui semble facile à aborder mais qui est en réalité, je trouve, extrêmement complexe. C'est comme les pâtisseries chez le pâtissier: c'est tout beau, tout propre, ça à l'air simple à réaliser, mais même avec la recette à la maison, c'est très compliqué de produire quelque chose de parfait. Les formations aujourd'hui sont tourné vers l'archivage électronique, mais là encore le décalage entre la théorie et la pratique est important, surtout au niveau de la réalité informatique physique (installation sur poste, place sur serveur, maintenance...). 

Mon conseil: n'hésitez pas à prendre des cours d'informatiques plus poussés que le basique word/excel/html... et si vous souhaitez intégrer quelque chose de performant faites appel à quelqu'un de réellement qualifié (embauche de personnel, externalisation entreprise,...) et mettez-y le prix ! Plus vous souhaiterez d'options, plus se sera cher !

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Commentaires: 5
  • #1

    Th. Girard (samedi, 05 mai 2018 09:04)

    Comme c’est vrai, ce que vous dites ! Et comme c’est triste de voir que ça l’était déjà il y a 30 ans quand j’ai commencé, notamment le fait qu’il n’y a(vait) rien ou presque dans la formation reçue, ni dans la réflexion de ceux qui la dispens(ai)ent sur le caractère crucial des relations avec les services versants. Je n’ai jamais rien entendu en effet sur le fait que ceux-ci ne nous attendent pas comme le Messie, ni même ne pensent à nous faciliter la tâche et qu’il faut donc se préparer à les affronter autrement qu’en se bardant de textes réglementaires

  • #2

    M. Baylion (lundi, 07 mai 2018 10:50)

    La lecture de cet article m'a permis de me sentir moins seule tout à coup!!! Arrivée dans un établissement où il n'y a jamais eu d'archiviste, j'ai passé des heures et des heures à expliquer l'intérêt et l'avantage d'avoir une personne attitrée pour s'occuper des documents d'activité. Vu comme une "étrangère sournoise", j'ai encore droit à des réflexions de certains du type "Ah mais archiviste c'est un métier en fait!", "t'es là pour nous amener les dossiers que je sache!"
    Que c'est bon de se sentir respecté!!!

  • #3

    Aurélie C. (mardi, 08 mai 2018 08:16)

    Bonjour, je trouve, au contraire, que vous avez bien tout saisi de la profession, votre analyse est très perspicace et c’est votre expérience et vos essais/erreurs/réussites qui vous ont amené à pouvoir dégager les grandes lignes du métier qui est et sera toujours en constante évolution et non la formation suivie à un instant T qui est déjà bien lointain. La formation c’est juste des clés, théoriques bien sûr et données par une ou plusieurs personnes en particulier, qui contribuent à ce que l’on deviendra, l’apprentissage c’est toute la vie et on sent que vous en avez bien conscience derrière vos propos. Vous vous focalisez seulement sur le verre à moitié vide, ce n’est pas la formation qui vous définit mais ce que vous en faites toute votre vie, elle ne peut pas vous amener tout ce que vous avez décrit ci-dessus, ce n’est que votre expérience qui fait que vous avez pu écrire cette article aujourd’hui. Je suis actuellement chef de projet d’archivage électronique et j’apprends tous les jours, parfois j’ai une piqûre de rappel à mon souvenir d’une parole d’un professeur et cela me fait sourire, parfois je suis bien embêtée et je ressens les mêmes frustrations que vous mais je préfère voir les solutions et idées que cela m’apporte. Je sais que c’est la même chose pour tout les métiers même les plus reconnus et je n’en ferrait pas un autre, j’aime trop celui-ci et je suis bien contente d’avoir fini la formation pour vivre mon métier, lui donner toute la souplesse et la dynamique que j’aime et profiter de toutes les autres formations de la vie pour faire de mon mieux. Finalement, je conclurais que, oui, j’ai également reçu des plaisanteries sur mon métier du même style que vous et j’ai dû souvent insister et négocier mais j’ai aussi reçu de très beaux compliments : gardienne de la mémoire et du savoir de l’institution, la plus grande connaissance de l’institution, ressources essentielles, aide précieuse, rôle indispensable, etc. Il faut les repérer ceux-là aussi ;)
    Bonne chance pour la suite de votre carrière.

  • #4

    anne Poubga (mardï,08 mai 2018 09h:53 (mardi, 08 mai 2018 10:56)

    bonjour! à la lecture de cette article j'ai eu l'impression que vous parlez de mon expérience mais aujourd'hui je me sent de plus en plus soulagée car plus le temps passe, plus j'acquierre des mesures de contournements des remarques desobligeantes de mes collaborateurs^mais au fond ils sont contient de notre importance au sein de l'organisme. nous passons tous par là peu importe d'où on vient. bonne chance à nous tous pour la suite de nos carrières!

  • #5

    Agnès Dejob (jeudi, 10 mai 2018 23:56)

    Chère Reine Coquelicot (majesté ? ;)
    Merci pour votre article et bravo pour votre approche pragmatique.

    Je dois vous avouer que j'ai eu une réaction de peur en lisant les premiers mots, peur d'être tombée sur le discours misérabiliste et vaguement pleurnichard dans lequel sombrent certains consœurs et confrères ; mais c'était une grosse erreur de ma part, puisqu'au contraire, vous rappelez qu'une fois passées certaines déceptions, nous avons des clés pour rester efficaces. A condition de faire preuve d'un peu d'humilité, d'accepter que nos interlocuteurs des services versants ont aussi d'autres préoccupations, d'autres métiers, et de ne pas trop accorder d'importance aux clichés que certains ont peut-être en tête. Les archivistes ont aussi beaucoup d'idées reçues sur eux, d'ailleurs. On souligne rarement les grands moments de satisfaction que nous connaissons aussi dans cette relation (j'en connais souvent en tout cas, comme quand je vois ceci : https://twitter.com/DejobAgnes/status/994218944700518400).

    Vous évoquez le fait que les choses s'améliorent avec le temps, pour ma part j'ai ferais un conseil de premier ordre : miser sur le temps. Une relation de confiance ne se décrète pas, elle se construit pas à pas. C'est normal, et c'est vrai pour toutes les professions qui mettent en jeu un partenariat (dans lequel deux interlocuteurs ont besoin l'un de l'autre). Nous avons aussi intérêt à mettre au point nos outils et notre discours pour sensibiliser efficacement (en même temps que ou avant de former) à l'archivage. La pause café est une méthode qui a fait ses preuves !

    J'ai déjà été longue, je saisis cependant l'occasion pour adresser un clin d’œil à Chloé Moser avec qui je travaille en ce moment (et régulièrement) sur ces questions.

    En espérant que vous continuerez à nous tenir au courant de vos aventures, bonne continuation !